En el mundo de las relaciones públicas y los medios de comunicación, una buena historia no sería posible sin un buen producto y, muchas veces, no hay mejor forma de mostrar este producto a los medios que dejándoles que lo experimenten por sí mismos. Para los profesionales de las relaciones públicas de todos los sectores, esto suele ocurrir a través de correos o muestras, pero en el mundo de los viajes, para mostrar realmente un destino, experiencia o propiedad, lo más importante es que los periodistas lo experimenten de primera mano antes de poder contar con éxito sus historias.

Aquí es donde entran en juego los viajes de prensa. Un buen viaje de prensa permite a los periodistas explorar y descubrir aspectos únicos de un lugar, un hotel o incluso las personas que lo hacen especial. Aunque los viajes de prensa existen desde hace muchos años, últimamente se está produciendo un cambio en el sector. Estos viajes son ahora más populares que nunca, pero las redacciones y la disponibilidad del personal de los medios de comunicación se han vuelto más limitadas. Para que un viaje tenga éxito, hay que tener en cuenta varias cosas en el panorama mediático actual.

El momento oportuno lo es todo

Los periodistas reciben docenas de invitaciones a viajes de prensa al día y muchos medios han tenido que reducir su plantilla de redactores y recurrir a profesionales autónomos. En este contexto, los viajes de prensa se han vuelto más difíciles de cubrir, ya que los periodistas suelen estar ocupados con meses de antelación por otros viajes de prensa o compromisos.

A la hora de planificar un viaje de prensa, es importante prever un mínimo de 4 meses para invitar a los medios de comunicación y, si se dispone de tiempo, incluso 6 meses para maximizar las posibilidades de conseguir la máxima cobertura mediática. De este modo, los profesionales de las relaciones públicas y los hoteles tienen tiempo de organizar todos los detalles para que el viaje sea un éxito, incluida la logística del transporte, la coordinación del itinerario, los billetes de avión y la planificación de cualquier cambio en el grupo o en la agenda que pueda producirse en el último minuto.

Otra cosa a tener en cuenta es la época del año del viaje, ya que esto puede hacer que la invitación resulte más atractiva para los periodistas. Por ejemplo, considere la posibilidad de planificar un viaje cuando el tiempo sea el mejor para explorar la zona, evitando los meses lluviosos, la temporada de huracanes o incluso los meses más extremos del verano, dependiendo de su ubicación. Además, si hay algún festival o acontecimiento en su ciudad por esas fechas, considérelo una oportunidad para invitar a los medios de comunicación y que se hagan una idea no sólo de la propiedad, sino también del ambiente que se respira en esas fechas, cuando muchos turistas planean su visita. Al final, lo que quiere es asegurarse de que puede darles más oportunidades de encontrar esa historia única.

Siempre se recomienda evitar las festividades importantes, como Navidad o Acción de Gracias hacia finales de año, ya que muchos escritores estarán de vuelta en casa o celebrando con la familia durante estas fechas. También hay que tener en cuenta las fiestas nacionales del lugar de destino, que pueden hacer que los negocios estén cerrados durante un viaje de prensa.

Visitas en grupo frente a visitas individuales

Un buen grupo puede hacer o deshacer un viaje. Aunque el producto sea estupendo, si la dinámica del grupo no es la mejor, también puede dar lugar a una experiencia desagradable. Cuando elabore sus listas para un viaje, piense en el tamaño del grupo, las personalidades y las culturas. A veces, un grupo íntimo de cinco o seis personas dará lugar al mejor ambiente y proporcionará más oportunidades al grupo para socializar y conocerse. Piensa también en la representación, dando oportunidades a escritores BIPOC y LGBTQ+ que puedan aportar una perspectiva diferente y añadir diversidad al grupo.

Aunque los viajes de prensa en grupo tienen muchas ventajas, también es muy valioso recibir a los medios de comunicación de forma individual, sobre todo porque cada vez más periodistas aceptan invitaciones individuales en lugar de viajes de prensa en grupo. Una visita individual no sólo facilita la logística o el itinerario en general, sino que permite a los periodistas conocer más de cerca sus productos o su destino. Les da la flexibilidad de descubrir historias únicas que podrían perderse en un grupo, como interacciones con la comunidad local, conversaciones con el personal y opiniones de otros huéspedes sobre sus experiencias.

En el caso de las visitas individuales, puede que algunas personas no se sientan tan cómodas como un viajero en solitario, así que considere la posibilidad de permitirles viajar con un acompañante para mejorar realmente su experiencia en general. Por ejemplo, si está tratando de mostrar un establecimiento que es ideal para una escapada de madre e hija, piense en dar a los periodistas la oportunidad de visitarlo con uno de sus padres. Si desea centrarse en el aspecto familiar del establecimiento, invítelos a venir con sus hijos. Al fin y al cabo, los periodistas buscan contar historias para sus compañeros de viaje, así que cuanto más se relacionen con otros viajeros, más fácil les resultará desarrollar esos ángulos únicos.

La personalización importa

Como cualquier otro viajero, los periodistas también querrán probar las experiencias que se ofrecen en la propiedad y sus alrededores. Aquí es donde un itinerario personalizado será crucial.

Al principio del proceso de planificación, es importante dar a los periodistas una idea de lo que pueden esperar durante el viaje. Ya sea una excursión específica, una actividad en la propiedad o una excursión de un día a la comunidad local. Esto ayuda a los redactores a pensar en los posibles ángulos de la historia antes del viaje y puede hacer que la invitación sea más atractiva para el periodista. Considere también la posibilidad de encuestar a los medios de comunicación para saber qué tipo de actividad les gustaría experimentar, ya que esto añade un nivel extra de personalización y les hace participar en el proceso de planificación. Los hoteles y complejos turísticos deberían incluir una excursión fuera de la propiedad proporcionada por el conserje del hotel, como una comida en un restaurante local, la visita a un museo o una clase interactiva en la que puedan participar los medios de comunicación.

A la hora de elaborar un itinerario, siempre debe haber actividades que estén a disposición de los viajeros que lo visitan, pero que también transmitan la sensación de pertenencia a la comunidad local. Al fin y al cabo, esto sólo puede mejorar el viaje y la narración en general.

Novedad del producto

Por último, aunque un buen viaje puede marcar la diferencia, siempre debe ir acompañado de un buen producto. Los periodistas de viajes buscan historias nuevas y únicas que contar a sus lectores. Un producto novedoso, ya sea una renovación reciente, un nuevo hotel o un servicio, ofrece una visión nueva de una historia, lo que la hará más atractiva para las publicaciones a las que se dirijan los redactores. Además, los lectores suelen buscar nuevas experiencias y destinos que probar, por lo que es fundamental tener esto en cuenta a la hora de pensar en cómo diferenciar su producto del de la competencia.

Antes de pensar en organizar un viaje de prensa, considere qué novedades pueden compartirse con los medios de comunicación y que querrán atraer a nuevos huéspedes. Aunque no siempre tiene por qué tratarse de una propiedad totalmente nueva, puede ser una asociación con un negocio local, nuevos servicios exclusivos o la oportunidad de probar un menú gastronómico recién lanzado.

Por encima de todo, los periodistas buscan ofrecer a los lectores recomendaciones que se sientan fieles a lo que ellos mismos reservarían. Si se presenta el producto hotelero o el destino, es importante que el hotel esté preparado para ofrecer la mejor experiencia a los periodistas, al igual que a otros huéspedes. Esto incluye asegurarse de que el servicio es eficiente, las instalaciones del hotel están listas para ser mostradas y el destino está preparado para recibir a los viajeros.

Las visitas de prensa pueden ser muy útiles y fructíferas para los profesionales de las relaciones públicas, los destinos y los periodistas, siempre que se planifiquen cuidadosamente y se ejecuten bien. Tener en cuenta el cambiante panorama de los medios de comunicación y establecer contactos con ellos de forma significativa y reflexiva puede dar lugar a nuevas perspectivas, mejores prácticas y grandes resultados para un viaje exitoso.

El estado de los viajes de prensa: Aprovechar las visitas de los medios de comunicación para conseguir historias más singulares