Organizacion de eventos presenciales durante una pandemia
¿Cuántos de sus conciertos, cumpleaños, bodas o eventos de cualquier otro tipo han sido pospuestos o cancelados desde que comenzó la pandemia? Probablemente demasiados para contarlos. Ahora bien, ¿a cuántos baby showers virtuales, fiestas de cumpleaños virtuales, happy hours virtuales u otros eventos virtuales ha asistido en su lugar? De nuevo, probablemente demasiados. Aunque la tecnología moderna ha hecho posible que los eventos virtuales sean una solución temporal, e incluso una buena alternativa, para los eventos presenciales, la gente sigue deseando asistir a eventos y conectar con otros.
Los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) proporcionaron una escala de riesgo para los diferentes tipos de reuniones, siendo los eventos virtuales los de menor riesgo para los asistentes. El segundo tipo de evento de menor riesgo sugería un evento al aire libre más pequeño en el que las personas se mantuvieran a dos metros de distancia, llevaran mascarillas, no compartieran objetos y procedieran de la misma zona o comunidad. Gracias a la investigación exhaustiva de las recomendaciones sobre la disposición de los eventos, el saneamiento y la señalización, pudimos disponer del marco a seguir para nuestro primer evento presencial desde marzo.
Nuestro equipo de CIIC organizó un exitoso evento otoñal de Trick or Treating para clientes a mediados de octubre, lleno de caramelos, disfraces, familias felices y medidas de seguridad exitosas. Durante los últimos tres años, hemos trabajado con Tice's Corner Marketplace para planificar un divertido festival anual de otoño con pintores de caras, artistas de globos, un castillo hinchable, golosinas como manzanas y sidra de manzana y, por supuesto, muchos dulces. Debido a la pandemia de coronavirus y a las nuevas directrices de los CDC, muchas de nuestras actividades habituales para el evento no eran apropiadas en la situación actual. Pero, dado que el evento es una tradición para muchos de nuestros clientes, seguimos queriendo celebrarlo en persona, pero reestructurándolo cuidadosamente de principio a fin para garantizar la salud y la seguridad de todos. Algunas de las modificaciones clave que hicimos incluyen un aforo limitado y controlado, una comunicación clara y constante de los protocolos de seguridad y salud con los vendedores y los asistentes, y la incorporación de protocolos a seguir de forma divertida y sencilla.
La inscripción obligatoria ayudó a mantener el evento en un tamaño manejable, ya que una de nuestras principales preocupaciones era mantener las directrices de distanciamiento social. Establecimos varias franjas horarias de media hora para 25 personas con el fin de distribuir la llegada de los asistentes y evitar una gran afluencia de personas de una sola vez. Afortunadamente, esto también nos ayudó a no tener que rechazar a las familias que vinieron al evento pero no se inscribieron.
Con muchos cambios en el evento de este año, la comunicación fue clave. En los preparativos del evento, nos aseguramos de comunicar claramente a los proveedores, los asistentes y todos los demás implicados en el evento nuestras expectativas y la forma en que el evento sería diferente de los años anteriores: centrándonos en el entretenimiento sin contacto, el tamaño más pequeño del evento, las estaciones de saneamiento y la configuración.
Incorporamos los últimos protocolos de los CDC para garantizar la comodidad y el bienestar de todos. Asegurarse de que todo el mundo estaba a salvo era tan importante, si no más, que el hecho de que todo el mundo se divirtiera. Tal y como sugieren los CDC, incluimos señalización y marcadores de distanciamiento en todo el evento para garantizar el distanciamiento social y el uso de mascarillas, además de ofrecer desinfectante para manos y mascarillas adicionales a los asistentes. Además, siguiendo las directrices sobre el aforo exterior, nos mantuvimos por debajo del límite de 500 personas, con un total de poco más de 300 asistentes. En el contexto, nuestros eventos reunieron a más de 600 personas antes de COVID-19.
Algunas de nuestras actividades otoñales habituales para el evento tuvieron que descartarse debido al estrecho contacto con la gente, lo que nos obligó a pensar en nuevas y divertidas formas de atraer a los asistentes. Este año, en lugar de nuestra rifa anual, diseñamos dos juegos de adivinanzas para que los asistentes participaran: adivinar el número de caramelos de maíz en un tarro y adivinar el peso de una calabaza. Ambos artículos estaban disponibles en nuestra mesa de registro, pero para participar en el concurso, los asistentes tenían que ir a la página de Facebook e Instagram del cliente, seguirlo, darle a me gusta a las publicaciones del juego de adivinanzas y comentar sus mejores adivinanzas. De este modo, pudimos contactar con el ganador a través de las redes sociales y evitamos que los asistentes tuvieran que compartir bolígrafos y papel en la mesa de registro. También contamos con un mago itinerante en el evento para sustituir otras actividades divertidas previstas habitualmente, y los asistentes se lo pasaron en grande intentando averiguar los trucos que había detrás de la magia, a dos metros de distancia, por supuesto.
En general, el trabajo detrás del evento nos ayudó a aprovechar nuestro pensamiento creativo al tiempo que éramos asertivos y estratégicos. Nuestro equipo estuvo constantemente investigando y manteniéndose al día sobre los protocolos de seguridad actuales e intentando pensar en nuevas formas creativas de hacer las cosas "cotidianas", pero mereció la pena, al ver las sonrisas en las caras de los asistentes, al poder continuar con una tradición anual que tanto les gustaba, dada la situación actual en la que nos encontramos y las dificultades por las que todos hemos pasado.
Estamos muy ilusionados por continuar con los eventos y descubrir nuevas y creativas formas de planificarlos, al tiempo que mantenemos a todo el mundo seguro, entretenido y conectado en este "nuevo mundo normal".
Firmado,
Nina Foley
