Los 5 elementos imprescindibles para el éxito de un evento: Lecciones de CIIC PR sobre la planificación de eventos
Escrito por: Yazmin Perez, Gestora de cuentas
La temporada de vacaciones trae una gran cantidad de oportunidades para la planificación y producción de eventos. En CIIC, hemos aprendido que el éxito de los eventos, ya sean para medios de comunicación, personas influyentes o consumidores, depende de algo más que de una buena sincronización. Se trata de crear experiencias inmersivas que sean memorables y estratégicamente impactantes. Mientras reflexionamos sobre un año de creación de eventos destacados para nuestros clientes, compartimos cinco elementos esenciales que hacen que un evento sea realmente exitoso, perfeccionados a partir de nuestra propia experiencia.
1. La ubicación y el momento son importantes
Elegir el lugar y el momento adecuados para un evento puede ser decisivo. Lo vimos de primera mano en un evento reciente para nuestro cliente Alexander Hotel, un hotel boutique de lujo en Ciudad de México. Cuando el equipo ejecutivo de Alexander viajó a Miami para presentar el hotel a un mercado clave, seleccionamos cuidadosamente Maiz y Agave, un restaurante mexicano recién inaugurado con un ambiente moderno, como lugar del evento. Este lugar tendía un puente perfecto entre las culturas de Ciudad de México y Miami, lo que lo convertía en una opción ideal para fomentar las conexiones con los medios de comunicación locales. Además, al ser la última reserva difícil de conseguir de la ciudad, los medios estaban ansiosos por asistir. El ambiente cultural del restaurante ofreció a los asistentes una muestra de la vibrante esencia de Ciudad de México, permitiéndoles experimentar de primera mano la personalidad de la marca Alexander Hotel.
Encontrar el lugar adecuado puede adaptarse a tu público. Por ejemplo, cuando organizamos un evento para Jovē Water, nuestro objetivo era atraer a personas influyentes de Miami, así que elegimos EAST Miami, un lugar elegante, aireado y fotogénico. Esta elección jugó un papel clave en el éxito del evento, ya que el espacio fomentaba el intercambio social y representaba visualmente la refrescante imagen de marca de Jovē Water. Además, su planta diáfana nos permitió crear estaciones de bienestar y puntos de contacto con la marca, de modo que incluso con más de 50 asistentes, el evento nunca estuvo abarrotado y la marca siempre estuvo en primer plano.
Elegir el momento oportuno para un evento mediático es tan importante como elegir el lugar. En el CIIC sabemos que el momento puede marcar la diferencia en la asistencia de los medios. Por eso nos esforzamos por sondear a nuestros contactos en los medios de comunicación para conocer sus horarios preferidos, ya sea desayuno, almuerzo o cóctel. Somos conscientes de que las preferencias pueden variar mucho de una ciudad a otra; por ejemplo, los medios de comunicación de Nueva York pueden preferir las reuniones matinales, mientras que en Miami, los cócteles nocturnos pueden ser más concurridos. Al seguir el pulso de estas preferencias locales y ser flexibles con la programación de los eventos, maximizamos la asistencia de los medios y nos aseguramos de que se escuchen las historias de nuestros clientes.
2. Crear una experiencia inolvidable
Atrás han quedado los días de las reuniones sencillas; el público ansía experiencias inmersivas, memorables y significativas. En el CIIC hemos diseñado numerosos eventos experienciales que conectan profundamente con nuestro público. Por ejemplo, en una reciente cena íntima que organizamos en Sereia, la joya de Coconut Grove, para nuestro cliente Bishop Design, se invitó a los invitados a interactuar con el diseñador de interiores del restaurante, lo que les dio una visión única del proceso de diseño del cliente y les permitió conectar a nivel personal.
Para Jovē Water, organizamos una dinámica activación de hidratación con un camión de la marca que viajó a varias ciudades, creando una experiencia atractiva y memorable que llevó el producto directamente a los consumidores. Para aumentar la participación, nos asociamos con personas influyentes locales en cada ciudad, despertando el entusiasmo y atrayendo a sus seguidores para lograr un impacto aún mayor. Durante Art Basel Miami, mejoramos la participación de la marca BLESS Hotels asociándonos con el Museo PAMM, coincidiendo con uno de los meses de mayor actividad cultural de Miami. Esta colaboración combinó la hospitalidad con el arte, resonando entre un público acaudalado y conocedor de la cultura. Para ampliar el alcance, creamos momentos fotogénicos que animaban a compartir en las redes sociales, añadiendo un toque lúdico que impulsó la promoción orgánica de la marca. Al aprovechar el público del PAMM, aumentamos significativamente la visibilidad y el conocimiento de la marca...
3. Recogida de datos e investigación: Conocer al público
Conocer a su público antes del evento puede mejorar considerablemente la experiencia de los asistentes. Esto va más allá de la investigación genérica; se trata de conocer los detalles de quién estará en la sala y qué es lo que busca. En el CIIC nos tomamos el tiempo necesario para encuestar a los medios de comunicación, las personas influyentes y las personalidades antes del evento para conocer sus preferencias y disponibilidad. Esto nos ayuda no sólo a elegir una fecha conveniente, sino también a personalizar el acto para que se ajuste a sus intereses, garantizando que sea lo más atractivo posible.
Por ejemplo, al obtener información de los medios de comunicación, identificamos el mejor día para celebrar un acto, evitando conflictos de programación y maximizando la asistencia. Los datos también influyen en nuestras decisiones sobre elementos como la decoración, el menú e incluso los temas de conversación, lo que hace que el acto sea más significativo y personalizado para los invitados.
4. Regalos memorables
Los regalos bien pensados dejan una impresión duradera y pueden amplificar el impacto de un evento mucho después de que haya terminado. El regalo, cuando se hace bien, no es sólo generosidad; es una forma estratégica de crear una asociación positiva con la marca. En el CIIC, adaptamos los regalos a la temática y el público de cada evento.
Al planificar las opciones de regalo, piense en artículos que los asistentes disfrutarán y utilizarán de verdad. La personalización, la relevancia y la calidad son factores clave. Los regalos son también una oportunidad para animar a los asistentes a compartir su experiencia en las redes sociales, así que considere la posibilidad de incluir elementos de marca o envases estéticamente agradables para aumentar la visibilidad.
5. Seguimiento posterior al evento: El poder de permanecer conectado
Por último, el trabajo no acaba cuando termina el acto. La comunicación de seguimiento es crucial para establecer relaciones duraderas y reforzar el impacto del acto. En el CIIC, nuestra prioridad es ponernos en contacto con todos los asistentes después del acto para agradecerles su participación y ofrecerles los recursos adicionales que puedan necesitar. Para los medios de comunicación, a menudo proporcionamos un kit de prensa con imágenes de alta resolución, los aspectos más destacados del evento y citas relevantes, lo que les facilita presentar a nuestros clientes.
Un seguimiento bien ejecutado también abre las puertas a la retroalimentación, que tiene un valor incalculable para perfeccionar futuros eventos. Es una oportunidad para mantener abiertas las líneas de comunicación y asegurarse de que su marca sigue estando presente. Y, cuando proceda, el envío de un obsequio o una nota rápida tras el evento puede añadir un toque personal que deje una impresión duradera.
Estos cinco elementos importantes -ubicación y momento oportuno, creación de una experiencia, recopilación de datos, obsequios memorables y seguimiento reflexivo- garantizan que el evento no sólo atraiga e impresione, sino que también respalde los objetivos de la marca y del cliente. En CIIC, creemos que cada evento cuenta combinando creatividad, estrategia y conocimiento de la audiencia. ¿El resultado? Eventos inolvidables que crean conexiones duraderas.