Nuestra directora de cuentas, Melanie Neff, es una experta en relaciones públicas, redes sociales y marketing digital con un talento especial para planificar eventos de éxito. En los últimos ocho años, Melanie ha trabajado con numerosas marcas de lujo y hostelería en Estados Unidos, México, el Caribe y Latinoamérica. Recientemente se embarcó en una gira relámpago de eventos con nuestro cliente BTMI (Barbados Tourism & Marketing Inc.), el Ministerio de Turismo y Transporte Internacional de Barbados.

El primer evento increíble tuvo lugar en Panamá, en el Palacio Simón Bolívar, para destacar el legado compartido de Panamá y Barbados. El evento, titulado Cultura Fiesta: De Barbados a Panamá, contó con más de 250 asistentes entre los que se encontraban medios de comunicación, personas influyentes, dignatarios, embajadores, celebridades, contactos turísticos y amigos de Barbados. Durante la celebración, Barbados mostró la cocina local a cargo de los chefs Creig Greenidge y Javon Cummins. Por parte de Panamá, el destino exhibió platos de Gabriel Grimaldo. Barbados, cuna del ron, también presentó a los galardonados cocteleros Shane McClean y Philip "Casanova" Antoine. Los asistentes pudieron disfrutar de las actuaciones del artista de soca Peter Ram, el DJ AON Skilz y el pianista de acero Zige Walcott. Por último, pero no por ello menos importante, tanto Barbados como Panamá deleitaron a los invitados con un desfile de moda de la diseñadora bajanesa Pauline Bellamy y el diseñador panameño Alex Adames.

Melanie se dirigió inmediatamente a São Paulo, Brasil, para otra emocionante velada llena de cócteles con ron, delicias culinarias y cultura barbadense. El nuevo Ministro de Turismo y Transporte Internacional de Barbados, Ian Gooding Edghill, y la Embajadora de Barbados en Brasil, Tonika Sealy-Thompson, fueron los anfitriones de la celebración para compartir la experiencia del rico patrimonio de Barbados. El evento contó con la participación de la mixóloga y artista bajanesa Sheena Rose.

Aunque los resultados finales de ambos eventos fueron espectaculares, todo ello fue posible gracias a una increíble labor de planificación, atención al detalle y comunicación experta tanto con el cliente como con los proveedores externos.

Nos sentamos con Mel, nuestra recién nombrada reina de los eventos en los Países Bajos, para que compartiera algunos de sus expertos consejos y "qué hacer y qué no hacer" para crear y celebrar el evento perfecto.

Mel, ¿cuáles son las 5 prioridades más importantes a la hora de planificar un evento?

Antes de empezar a planificar cualquier evento, es importante definir su finalidad y sus objetivos. Esto le ayudará a determinar el público destinatario, el lugar de celebración, el presupuesto y otros elementos críticos.
Crea un calendario y una lista de proyectos para asegurarte de que todos los implicados están al tanto de lo que hay que hacer.
Defina el desarrollo y el flujo del acto para que coincidan con los objetivos y la finalidad del mismo.
Defina la lista de invitados y confirme su asistencia por encima del número deseado para garantizar que se alcanzan los objetivos de asistentes.
Tenga siempre un plan de contingencia por si surge algún imprevisto. Disponga de opciones de reserva para el lugar de celebración, el equipo, el catering y otros elementos críticos para garantizar que el evento se desarrolle sin contratiempos.

En cuanto a sus últimos eventos en Barbados, ¿podría decirnos qué éxitos ha cosechado en cada uno de ellos?

En el caso de Panamá, me entusiasmó ver una asistencia tan numerosa de contactos de los medios de comunicación, desde Forbes hasta cadenas de televisión como NexTV. Como decía el nombre del evento, Cultura Fiesta: De Barbados a Panamá, el acto fue un hermoso escaparate de Barbados y Panamá a través de su historia común. Como parte de la presentación previa, pudimos ver el documental Panama Dream, de la cineasta barbadense Alison Saunders. El acto transcurrió sin contratiempos y los asistentes disfrutaron mucho de la exhibición de talentos de Barbados.

En Brasil, el evento fue íntimo (50 pax), lo que permitió una interacción más personalizada entre los representantes de Barbados y los asistentes. El tamaño reducido del grupo permite más conversaciones individuales, lo que puede ayudar a establecer relaciones más sólidas con los asistentes. Barbados tuvo la oportunidad de conectar con medios de primer nivel como GQ, Harper's Bazaar, Falando de Viagem y muchos más.

¿Cuáles son algunos consejos para planificar un evento en un país extranjero frente a Estados Unidos?

Investigue el país: Antes de planificar su acto, investigue la cultura, las costumbres y las tradiciones del país. Comprender la cultura y las costumbres locales puede ayudarle a planificar un acto que sea bien recibido por los asistentes.

Entienda el idioma: Si no hablas el idioma local, considera la posibilidad de contratar a un traductor o intérprete que te ayude a comunicarte durante el acto.

Elija el lugar adecuado y asegúrese de contar con un punto de contacto local que pueda ayudarle con las reuniones en persona y las peticiones de última hora.

Trabaje con proveedores locales, ya que le aportarán valiosos conocimientos y las mejores prácticas en materia de eventos.

La clave es una buena comunicación. Comuníquese eficazmente con su equipo y los proveedores locales para asegurarse de que todos están en la misma sintonía.

En este acto participaban dignatarios extranjeros. ¿Hasta qué punto es importante conocer la demografía? ¿Y supuso esto algún reto adicional?

Cuando se trabaja con dignatarios y ministros es importante conocer los protocolos específicos de cada país, así como desarrollar temas de conversación importantes para cada mercado.

¿Desea añadir algo más para garantizar el éxito de un evento, ya sea grande o pequeño?

A la hora de planificar cualquier evento, recomiendo prestar atención a cada pequeño detalle. Mantenga la experiencia de los asistentes en el primer plano de su planificación para diseñar un evento memorable. Anticipe e identifique los riesgos potenciales y desarrolle un plan para mitigarlos. Esto incluye desde riesgos meteorológicos hasta fallos tecnológicos.

Después del acto, mida su éxito en función de sus metas y objetivos. Utilice los comentarios de los asistentes, parámetros como la asistencia y la participación, y otros factores para evaluar el éxito del evento e identificar áreas de mejora.

Realice una reunión informativa con el equipo para revisar el acto, identificar áreas de mejora y debatir las lecciones aprendidas. Esto puede ayudarte a perfeccionar el proceso de planificación y a mejorar futuros eventos.

Mi último consejo es que disfrutes del proceso y te rodees de un equipo de eventos fuerte y diligente.

La profesional de RR.PP. de CIIC nos da ideas para planificar eventos con éxito: Melanie Neff